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标书制作分析及注意事项

更新时间:2019-09-19 10:34 来源:网络

阅读分析标书

技术人员和商务人员分工,认真阅读招标文件2-3遍,对招标文件个别条款不明确的,应及时与招标机构沟通,标示出重点部分及必须提供的材料,最好建立个备忘表(有些材料必须得提供,否则会导致废标)。

思考以下问题:

1.招标人是哪个单位?

2.哪些是控标点?

3.报价有哪些要求?

4.哪些材料需要及时处理?

5.判断是哪种品牌的标的?

6.是否需要寻求合作伙伴?

7.我们的竞争对手有哪些?

8.是否需要厂家授权?

9.哪些要求我司达不到?

10.装订密封、份数要求?

11.业绩要求(合同)、财务报表?

……

制作标书

一般标书的结构分为: (1)商务部分;(2)技术部分;(3)报价部分 (但招标文件特殊要求格式除外)

商务部分:

一般包括投标人说明、厂家介绍、业绩、合同、产品授权书、法人授权书、三证、资格证书、交货期、付款方式、售后服务、承诺书、商务偏离表、商务应答、备品备件专用工具清单等,要严格按照标书内容要求及顺序编写。

注意事项:

1.成功案例: 要将主要业绩(案例图片)放在突出位置,黑体

2.资质文件: 检查有效性,避免放错文件或者放入过期文件

3.厂家授权: 先扫描后原件寄送投标单位,注意快递时间

4.业绩合同: 注意合同金额、时间是否要体现,原则上体现高价

技术部分:

包括投标设备技术说明、图纸设计、技术参数、产品配置、技术规格偏离表,技术力量简介、安装施工方案、产品质量、产品简介、产品彩页等等,要严格按照标书内容要求及顺序编写。

注意事项:

1.抓重点,不必要太详细,要有针对性介绍,根据招标要求是否要提供产品彩页、截图界面

2.对我方的优点和长处一定要表述清楚并放到突出位置,一般情况下,放在技术部分的前部,以提升产品形象

3.审核产品技术参数、技术性能的表述是否满足招标方的技术要求

4.审核技术差异表的编排内容是否合理准确,有无遗漏或者多余的

5.审核技术部分编排顺序是否符合招标方的要求及其是否合理

6.审核有无多余或者不足的文件需要剔除和补充

关于技术偏离表

1.偏离说明:正偏离、负偏离、无偏离。

2.如投标产品的技术指标优于招标要求即为正偏离,反之为负偏离,符合招标要求即为无偏离。

3. 要完全响应或者超越其要求,绝对不能填写满足不了的参数,一定要让参数相对应,不可串行。

4.多写正偏离,换种语言文字描述,更多精彩内容请微信搜索关注微信公众号:建筑业那点事儿,写明投标产品的技术参数特点、产品优势。

5.正偏离描述要加粗或用其它醒目符号★▲ 。

报价部分

1.一定要有:报价一览表(总价)、分项报价表。

2.报价表中设备名称、品牌、型号、数量、参数等是否与招投标文件一致。

3. 大小写是否正确同时、数目是否相符。

4.注意报价表中货币单位前后一致 ,是否安装招标文件要求。

5.格式一定要和招标方要求的格式一样。

6.要多打印几份空白报价备用。

标书目录编排

初次目标编排:根据招标文件的要求,初步编写投标文件目录;为了方便收集投标书的资料。对评分点、控标点、优势应在初步目录中标注,其目的为了让标书制作者重视该部分文档。

后期编排:按事先拟定好的投标文件目录,对正文内容的标题设置为标题1、标题2、标题3、标题4等,然后自动生成投标文件的目录,对目录设置大小字体格式、行间距等。

目录尽量做到详细明了,便于评标者迅速查找关键点,若要提交电子版的投标文件,需设置好目录索引。

注意事项:

1.日期:一般写从购买标书日起至投标当日,其它日期不行

2.每一级标题之后需落款,投标单位、投标代表、日期(根据招标文件和排版美观而定)

3.需要投标代表签字和法人代表签字的,不能用印刷体

4.对于是扫描文件的,需插入“与原件一致”字样

5.对于有手写处、投标单位名称、“与原件一致”需盖公章

6.有盖章的扫描件图片需设置灰白

7.在制作标书过程中要时刻保存,文件命名清楚明了。

标书交叉检查

1.在标书电子版制作完成后,让参与人员进行交叉检查,对错误的地方进行指正修改,并通报各个组员以防重复出现错误。

2.正本制作:正副本内容一致,正本是整个招标的依据,所以要审慎再三,方可打印。

3.字体、格式是否统一。

4.审查报价产品名细是否符合招标产品需求名细(包括产品型号和数量),分项(分包)报价是否符合和正确,这点一定要仔细查对。

5.审查报价表中的分报价和总报价的计算、大小写是否正确,报价表、投标一览表、投标函中的报价大小写是否一致,进行仔细核对和校对。

6.审查开标文件书写格式是否与招标方的要求一致。

7.互审过的文档要重命名,例如**11,**22,**最终。

8.各个文档要详细命名,并存放清楚。

标书打印&装订

1.打印标书,按招标文件要求打印标书正本、副本、封面,封条,报价一般在公司打印即可;

2. 需检查排版是否有错乱,确认后才可打印;

3.错误的纸质文档应带回公司作废处理;

4.图片需彩打,其他文本黑白即可;

5. 认真核对有无缺页、夹页、顺序颠倒、页面倒转现象;

6.对于大项目需打印一份给投标代表使用;

7.打印后需及时彻底删除文档 ;

8.按照招标文件要求和实际情况,进行打孔装订或胶装。

标书签字&盖章

1.需签字处:含授权书法人代表、投标代表签字。

2.需盖章处: 骑缝章、封面、封条、报价表、投标单位名称、“与原件一致”、签字处。

注意事项:

1.根据招标文件要求盖章

2.公章需盖正清晰,若一个不明显,需重新再盖一个,且两个不能重叠一起

3.在密封条上盖章尽量一半在密封条上一半在密封袋上。

标书最后审查

1.审查是否有漏签字、漏盖章处。

2.招标文件要求的文档资料是否有放齐全。

3.是否需要将原件、彩页放入标书中。

4.标书中是否有其它未发现的错误。

标书文件密封

1.按招标文件要求将正本、副本、报价文件单独密封文件进行单独封装,在文件袋封面和“于***时之前不得启封处”等加盖公章。

2.若需要提交电子文档,将和正本一起封装。

3.如有条件的话可以单独制作一个投标专用箱将所有文件装在一起,既方便又美观。

4. 封口:在未得到项目负责人或投标代表同意的前提下,更多精彩内容请微信搜索关注微信公众号:建筑业那点事儿,投标文件封口不得密封。应贴好双面胶及盖好骑缝章后预留封口,由投标代表整理后自行密封。

标前准备

1.查询登记:开标时间、开标地点、招标机构联系人、联系电话、乘车路线、交通方式、乘车时间。

2.整理收集:招标文件、投标文件明细清单及招标文件规定其他在开标前需要提交的资料。

3.资料如下:包括但不限于:投标代表人身份证原件及复印件加盖公章、报名函证明、投标保证金缴纳凭证加盖公章或现金、彩页、代理证书、合同原件、公章(若可以)、印盒、文具等。

开标现场

1.记录开标情况,如各投标单位名称、数量、投标产品、投标价格、投标代表、评分排名、预中标单位等。

2.可与其他投标单位交流,但不透露对公司不利的事情,特别是本次投标价格。

3.记录招标单位负责人、评委、关键人。

4.平常多锻炼,精彩的讲标,注意讲标时间(5-10分),把评分关键点和把投标产品的优势重点描述。

常见专家提问问题整理

1.你们产品有什么优势?

2.你们产品有什么成功案例?

3.你们厂家实力怎么样?

4.你们的产品太贵了?

5.其他投标单位都降了价,你降多少?

6.你们有赠送其他什么设备吗?

7.你们售后服务是怎么样的?

……

标后的整理、跟进工作

1.如果没有确定投标结果,应及时向领导汇报,后期应及时跟踪。

2.如果中标,及时向领导汇报,感谢评标专家,跟踪到项目签订内部合同为止。

3.如果落标,分析落标原因,填写到标书登记表中。

4.中标公告公示期满后,办理中标通知书领取、投标保证金退还、中标单位中标服务费缴纳、合同签订等跟进工作。具体办理应与招标机构沟通。

作者:物通

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